Einleitung
Wie bei fast allen webbasierten Software-Lösungen gibt es auch bei myconvento Administratoren, die für die Verwaltung der jeweiligen Accounts sorgen. Dabei handelt es sich um eine oder mehrere Personen, die vom Lizenznehmer mit dieser Aufgabe betraut sind. Lizenznehmer ist die Organisation bzw. das Unternehmen, das die myconvento-Lizenzen nutzt und die Kosten für das Abo trägt. Eine weitere Rolle ist die des Bestellers – also der Person, die den myconvento-Account ursprünglich bestellt hat und dadurch automatisch zum ersten Administrator (kurz: Admin) und Anwender (User) wird. Dieser Admin oder eine andere Person, die vom Lizenznehmer damit beauftragt ist, kann die Rolle des Lizenzmanagers einnehmen.
Während der Admin die Anwender und deren Rechte verwaltet, kann der Lizenzmanager die erworbenen Lizenzen erweitern, reduzieren oder kündigen und Rechnungen als PDF-Dateien herunterladen. Schließlich kann eine weitere Person oder das Unternehmen bzw. die Organisation selbst Rechnungsempfänger sein – meist handelt es sich um Mitarbeiter in der Buchhaltung, bei großen Unternehmen manchmal um einen externen Dienstleister, der die Abrechnung übernimmt. Der Rechnungsempfänger erhält die Rechnungen als PDF-Datei per E-Mail.
In vielen Fällen werden Besteller, Lizenzmanager, Rechnungsempfänger und Admin ein und dieselbe Person sein, die zudem erster Anwender der myconvento-Plattform ist.
Der Admin ist also derjenige, der neue Anwender anlegt und mit Rechten ausstattet. Dabei ist er an den vom Lizenzmanager vorgegebenen Lizenzumfang und an die Laufzeit gebunden – ist die Nutzung z.B. auf fünf Nutzer begrenzt, kann der Administrator zwar mehr als fünf Nutzer anlegen, aber nur maximal fünf davon gleichzeitig die Nutzungsrechte zuweisen. Zudem legt er Versandkonten an und weist sie den Anwendern zu.
Ein Administrator kann weitere Anwender zu Administratoren machen und damit seine Aufgaben auf mehrere Personen verteilen. Ein Admin kann wie jeder andere Anwender gelöscht werden – allerdings nur, wenn er nicht der einzige und letzte Administrator ist.
Wie erwähnt, kann ein Besteller, Lizenzmanager oder Administrator auch Nutzer sein.
Falls er allerdings nur Administrationsaufgaben wahrnimmt, die Software aber nicht selbst nutzt, blockiert er so eine Lizenz für einen Anwender. Um die blockierte Lizenz für einen anderen aktiven User freizugeben, kann ihm der Status User entzogen werden. Danach kann diese Person nur noch Verwaltungsaufgaben in myconvento ausführen.
Lizenz-Management: So verwalten Sie Ihren Account
Die Person, die den Lizenzumfang und das myconvento-Abo verwaltet, ist der Lizenzmanager.
Er kann Lizenzen erweitern, reduzieren oder kündigen und Rechnungen als PDF-Dateien herunterladen.Zugriff auf die Funktionen des Lizenz-Managers haben Sie jederzeit mit einem Klick auf Ihren angezeigten Namen gefolgt von einem Klick auf „Abonnement“. In diesem Bereich sehen Sie alle relevanten Daten zur Bestellung, die Sie bei Bedarf auch ändern können. Dies gilt für die Adresse des Lizenznehmers, die Zahlungsweise und die Rechnungsanschrift. Hier können Sie den Lizenzumfang auch erweitern.
Dort finden Sie auf der linken Seite folgende Bereiche:
Lizenznehmer/Account: Hier sehen Sie eine Übersicht über Ihre bei der Bestellung angegebenen Daten. Übernehmen Sie Änderungen, indem Sie auf „Einstellungen speichern“ klicken.
Zahlungsweise und Rechnung: Sehen Sie die gewählte Zahlungsweise ein und ob die Rechnungsadresse abweicht. Übernehmen Sie Änderungen, indem Sie auf „Einstellungen speichern“ klicken.
Lizenzumfang verändern: Wenn Sie Ihr Abonnement verändern möchten, setzen Sie sich bitte mit unserer Kundenbetreuung in Verbindung: kundenbetreuung@convento.de
Rechnung Online: Hier finden Sie eine Liste aller von unserem System erstellten Rechnungen zum Download im PDF-Format.
Individuelle Verträge: Haben Sie individuelle Zusatzvereinbarungen/Verträge mit uns, werden diese hier aufgelistet.
Kopie meiner Daten: Wünschen Sie eine Kopie Ihrer Daten, können Sie diese über den Button „Jetzt kostenpflichtig bestellen“ ordern.
Account kündigen: Hier können Sie zum Ende der Mindestlaufzeit Ihren Account kündigen. Geben Sie hierzu Ihr Passwort und bitte möglichst einen Kündigungsgrund an und klicken Sie auf „Zum Ende der aktuellen Mindestlaufzeit kündigen“.
Administration: So verwalten Sie u.a. Ihre Anwender
Der Administrator bzw. die Administratoren verwalten die Anwender und deren Rechte. Er ist dabei an den vom Lizenzmanager vorgegebenen Lizenzumfang und die Laufzeit gebunden. Ist die Nutzung z.B. auf fünf Anwender begrenzt, kann der Administrator zwar mehr als fünf Anwender anlegen, aber nur maximal fünf Personen gleichzeitig Nutzungsrechte zuweisen. Der Administrator legt auch die Versandkonten an und weist sie den Anwendern zu.
Zugriff auf die Administration haben Sie jederzeit mit einem Klick auf Ihren angezeigten Namen gefolgt von einem Klick auf „Administration“.
Dort finden Sie auf der linken Seite folgende Bereiche:
Informationen: Bietet eine Übersicht Ihrer Unternehmensdaten, Details zu Besteller, Lizenznehmer, Rechnungsempfänger. Klicken Sie auf „Lizenzmanager übertragen“ und wählen den Mitarbeiter aus, der künftig Lizenzmanager sein soll und schließen Sie den Prozess mit „Speichern“ ab.
Einstellungen: Hier legen Sie fest, ob ein Login mit Passkey erfolgen soll, wie lange Passwörter gültig sein sollen, ob Geburtstagsbenachrichtigungen erfolgen sollen, welches die Standardsprache/das Standardland sein soll, welche Editoren (nur Drag&Drop, nur HTML, beide) genutzt werden können und ob DKIM Schlüssel vorhanden sind /weitere hinzugefügt werden sollen. Entsprechende Informationen dazu sind dort downloadbar.
Anwender: Eine Übersicht der vorhandenen Anwender. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um Informationen und Einstellungen zu ändern oder klicken Sie auf „Neuen Anwender anlegen“ um den entsprechenden Dialog zu öffnen.
Passwort zusenden: Als Administrator haben Sie hier die Option, markierten Nutzern mit einem Klick auf „Ausgewählten Benutzern neues Passwort zusenden“ genau dies zu veranlassen.
Rechte: Entscheiden Sie hier für jedes Modul individuell, ob ein Anwender Vollzugriff haben, nur lesen oder das Modul unsichtbar für Ihn sein soll. Zudem können Sie hier individuelle Benutzerrechte vergeben (zum Beispiel, wer anlegen oder wer löschen darf). „Speichern“ übernimmt die Einstellungen. Über Pressbaserechte legen Sie fest, welcher User Vollzugriff, eingeschränkten Zugriff (ohne Import) oder gar keinen Zugriff auf welche Mediendatenbank (pressbase DACH oder Welt) haben soll.
Versandkonten: Hier erstellen und verwalten Sie die Versandkonten, mit denen Ihre Anwender Mailings versenden können. Jedes Versandkonto benötigt Absender-, Antwort- und Testadresse sowie einen angezeigten Namen.
Nachdem das Versandkonto angelegt wurde, wird an die angegebene Absenderadresse eine E-Mail mit einem Code geschickt. Dieser Code muss im Pop-Up Fenster eingegeben werden, um die Nutzung des angegebenen Versandkontos zu verifizieren. Weicht die Antwort-Adresse von der der Absender-Adresse ab, muss diese ebenfalls verifiziert werden.
Vergessen Sie zudem nicht, Ihren Anwender Versandkonten zuzuweisen. Die Anwender werden alphabetisch nach Nachnamen aufgelistet.
Sprachen: ermöglicht das Wählen von 20 zusätzlichen Sprachen, welche neben den 5 Standartsprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch im Versand genutzt werden können. Adress- und Briefanrede erzeugen sich dann entsprechend.
Eigenes Logo: Laden Sie Ihr Logo hoch, indem Sie „Datei auswählen“ klicken oder es per Drag&Drop in das Feld ziehen. Erlaubte Dateitypen sind jpg und png; die Maximalgröße der Datei ist 100 KB. Dieses Logo lässt sich dann z.B. beim „Personendossier“ unter „Meine Daten“-„Kontakte“ oder in den PDF-Versionen der Newsroom-Nachrichten verwenden.
Abbinder: Legen Sie hier über „Neuer Abbinder“ einen weiteren Abbinder an, welche im Newsroom und im Versand genutzt werden können. Hier ist es möglich die Daten der Anwender für Abbinder zu übernehmen. Editieren Sie Ihre Abbinder über das Stiftsymbol und löschen Sie diese über das Papierkorb-Symbol.
Ansprechpartner: Legen Sie hier „Neuer Ansprechpartner“ weitere Ansprechpartner an, welche z.B. in den Kampagnen genutzt werden können. Editieren Sie die Ansprechpartner über das Stiftsymbol oder löschen Sie diese über das Papierkorb-Symbol.
Tags/Keywords: Verwalten Sie hier Ihre Schlagworte, die z.B. bei Dateien in der Mediathek oder bei Newsroom-Nachrichten verwendet werden können.
Online-Stati: Legen Sie hier die verfügbaren Status-Optionen für die Anwender fest.
Löschprotokolle: Sehen Sie ein, wann User oder Verteiler durch welchen Anwender gelöscht wurden.
Datenbank leeren: Um all Ihre Daten zu löschen, werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zwei Mal einzugeben. Diese Funktion ist z.B. sinnvoll, wenn Sie von der Startphase in das Abo gewechselt haben und Sie die Demodaten aus Ihrer Datenbank entfernen möchten, bevor Sie mit der produktiven Arbeit beginnen.